![Arif Syaifudin, SH, MM [Dosen dan Konsultan] : Pentingnya Sistem Manajemen Mutu dalam Organisasi.](https://arwiranews.com/wp-content/uploads/2021/02/rsz_1whatsapp_image_2021-02-18_at_102606_1-236x300.jpg)
Sistem manajemen mutu merupakan panduan penerapan ilmu manajemen dalam organisasi,perusahaan dan badan usaha. Dalam dunia manajemen modern, sistem ini telah distandarkan oleh Badan sertifikasi Internasional menjadi ISO 9001. Dan disusun menjadi sebuah peraturan atau undang-undang yang berisi tentang klausul klausul penerapan fungsi manajemen dalam organisasi. Pendekatan tentang fungsi manajemen ini lebih ditikberatkan kepada pendekatan proses. Artinya bagaimana langkah langkah atau tahapan tahapan dalam menerapkan sistem manajemen itu dibuat dan disusun serta didokumentasikan secara baik.
Untuk mengetahui dan memahami sistem manajemen mutu dalam organisasi, maka kita perlu mengetahui dulu pengertian dan ruang lingkup manajemen.
A. Manajemen sebagai seni atau ilmu
Manajemen sebagai seni lebih dititikberatkan kepada fungsi kepemimpinan dari pemimpin yang ada di dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen sebagai ilmu berfungsi menerangkan fenomena/gejala, kejadian, jadi memberikan penjelasan kaidah keilmuan.
Unsur keilmuan merupakan kumpulan pengetahuan yang tertentu, seperti yang dinyatakan oleh peraturan-peraturan atau statemen umum dan dipertahankan oleh berbagai tingkatan ujian dan penyelidikan.
A.1 Menjelaskan sarana manajemen
Sarana manajemen secara garis besar terbagi menjadi 6 M yaitu : man, money, method, machine, material dan market. 6 M yang dimaksudkan disini, antara lain :
- Man atau manusia adalah orang atau manajer yang menjalankan kegiatan usaha / kegiatan manajemen melalui tindakan orang lain dalam mencapai tujuannya.
- Money atau uang adalah modal yang dibutuhkan dalam menjalankan,perusahaan,badan usaha atau organisasi.
- Method atau metode adalah cara atau alternatif yang digunakan untuk menjalankan aktifitas manajemen.
- Machine atau mesin adalah alat atau fasilitas dan sarana prasana yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional perusahaan,badan usaha atau organisasi.
- Material atau bahan baku adalah sarana manajemen yang diperlukan untuk membuat produk.
- Market atau pasar adalah sasaran yang akan dibidik oleh perusahaan, atau customer yang akan menggunakan atau memanfaatkan produk kita.
A.2 Fungsi manajemen
Fungsi-fungsi manajemen antara lain terdiri dari :
- Planning atau perencanaan ,termasuk budgeting. Planning adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Fungsi planning termasuk budgeting maksudnya adalah fungsi manajemen dalam menetapkan suatu tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi, menetapkan peraturan dan ikhtisar biaya yang diperlukan dan pemasukan uang yang diharapkan akan diperoleh melalui serangkaian tindakan ini.
- Organizing adalah pengelompokkan kegiatan yang diperlukan yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut
- Staffing atau assembling resources. Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.
- Directing atau commandingadalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar pada tujuan yang telah ditentukan semula
- Leading adalah kegiatan manajemen yang meliputi : pengambilan keputusan, mengadakan komunikasi agar terjalin pengertian antara atasan dan bawahan, memberikan semangat, isnpirasi dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak, memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompok dan memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan
- Coordinating yaitu usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan antara lain memberi instruksi, perintah, mengadakan pertemuan dll.
- Motivating adalah fungsi manajemen yang berupa pemberian inspirasi, semangat, dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara sukarela sesuai dengan yang dikehendaki atasan
- Controlling adalah fungsi manajemen yang berupa penilaian, koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud mencapai tujuan yang sudah digariskan semula
- Reporting atau pelaporan adalah berfungsi penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal berkaitan dengan tugas dan fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi baik secara lisan maupun tertulis sehingga dalam penerimaan laporan dapat memperoleh gambaran bagaimana pelaksanaan tugas orang yang memberikan laporan
B. Pengertian Organisasi
Organisasi adalah sekumpulan orang dalam suatu wadah yang mempunyai kesamaan pandangan untuk mewujudkan suatu tujuan. Wadah tersebut bisa formal ataupun nonformal. Artinya bisa berbadan hukum atau tidak. Oganisasi tersebut juga bisa bergerak dibidang ekonomi,sosial,pendidikan,politik dan lain lain. Intinya adalah organisasi itu dibentuk tentunya mempunyai tujuan bersama dari para anggota yang ada di dalamnya.
Oleh karena itu untuk mewujudkan tujuan tersebut, maka perlu ilmu dan sarana yang mendukung. Disinilah dibutuhkan ilmu manajemen. Organisasi berisi berbagai sumber daya. Diantara sumber daya yang menjadi kunci keberhasilan sebuah organisasi di dalam mewujudkan tujuannya adalah sumber daya manusia. Istilah manajemennya adalah “ man behind the gun”. Artinya manusialah yang menentukan baik tidaknya alat atau sarana yang ada digunakan. Contohnya: pisau. Kalau pisau dipegang oleh ibu ibu rumah tangga, maka akan membawa manfaat karena untuk memasak. Tetapi kalau pisau itu dipegang oleh preman, maka akan digunakan untuk menodong bahkan membunuh orang.
Organisasi juga dipengaruhi oleh lingkungan yang ada. Baik lingkungan internal maupun eksternal. Lingkungan internal berisi sarana dan manusia yang ada di dalam organisasi. Sedangkan lingkungan eksternal organisasi meliputi customer, supplier, masyarakat dan pemerintah. Dalam menghasilkan produk, baik barang maupun jasa, organisasi tentunya harus mempertimbangan kedua faktor lingkungan diatas.
Setiap organisasi pasti mempunyai tujuan. Organisasi yang berorientasi bisnis, maka tujuannya adalah mencari keuntungan atau profit.Berbeda dengan organisasi yang non bisnis. Dalam mewujudkan tujuan tersebut, maka perlu mempertimbangkan dan mensinkronkan dengan stakeholder.
C. Ruang Lingkup Manajemen Mutu
Sebuah organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu akan menghasilkan budaya kerja yang baik,tertib administrasi dan produk yang berkualitas. Serta menambah nilai lebih organisasi tersebut jika dibandingkan dengan organisasi yang tidak menerapkan sistem manajemen mutu. Sistem manajemen mutu juga melibatkan stakeholder yang ada dalam lingkaran organisasi. Mulai dari customer, supplier, perusahaan sendiri, pemerintah dan masyarakat. Jadi orientasinya tidak hanya kedalam, tetapi juga keluar. Manajemen mutu yang dikenal total management quality atau TQM dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang membantu sebuah organisasi, perusahaan, atau badan usaha untuk mengawasi setiap kegiatan serta tugas dan tanggung jawab yang diperlukan dalam mempertahankan kualitas atau mutu dari perusahaan tersebut.
Total management quality sendiri merupakan sebuah sistem yang menentukan kebijakan, merencanakan, mengontrol, dan mengembangkan kualitas mutu yang diberikan perusahaan. Sistem ini juga dikenal sebagai sebuah filosofi dasar yang menyatakan bahwa kepuasan pelanggan akan menentukan keberhasilan jangka panjang dari sebuah badan usaha. Di dalamnya, semua stakeholders atau pemangku kepentingan bekerjasama dalam peningkatan kualitas produk dan layanan serta budaya kerja di lingkungan perusahaan. Selain itu, ada definisi lain yang menjelaskan bahwa sistem manajemen dalam menjaga mutu adalah sebuah sistem manajemen yang lebih mengedepankan kualitas sebagai strategi bisnis yang berorientasi pada kepuasan pelanggan yang melibatkan seluruh SDM di perusahaan.
D. Manfaat Manajemen Mutu
Ada banyak manfaat yang bisa didapatkan dari proses jika diterapkan di dalam sebuah perusahaan. Antara lain :
- Memberikan kepuasan kepada para pelanggan sehingga menjaga kepercayaan terhadap perusahaan ,badan usaha dan organisasi.
- Menumbuhkan rasa motivasi di dalam diri karyawan
- Meningkatkan standar kerja di dalam perusahaan
- Meningkatkan dan menjaga nama baik perusahaan.
- E. Tujuan Manajemen Mutu
Manajemen mutu sendiri memiliki beberapa tujuan yang diharapkan dapat tercapai di dalam prosesnya. Yaitu :
- Menetapkan Visi,Misi,Tujuan dan Kebijakan Mutu Organisasi bagi para anggota suatu organisasi atau badan usaha
- Membangun motivasi dan budaya kerja di dalam organisasi maupun badan usaha
- Membantu meningkatkan kepercayaan terhadap produk yang dihasilkan perusahaan baik dari anggota maupun pelanggan atau klien.
- Memberikan inovasi atau pengembangan lebih lanjut dari perusahaan atau organisasi itu sendiri.
- F. Proses Manajemen Mutu
Untuk mencapai suatu tujuan, diperlukan proses perencanaan dan strategi yang matang,implementasi dan evaluasi mutu .. Hal ini juga berlaku di dalam dunia bisnis. Untuk melaksanakan, harus diawali dengan perencanaan yang baik. rencana dan strategi yang dibuat pun juga harus memiliki struktur tahapan atau proses yang tepat. Hal ini dilakukan agar kualitas mutu yang diinginkan dapat tercapai dan memenuhi standar yang berlaku.Selain itu, di dalam tahap perencanaan strategi ini juga perlu dilakukan analisis untuk mengetahui kebutuhan dari konsumen atau pelanggan agar membantu meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk maupun jasa yang dihasilkan.Setelah melakukan perencanaan strategi yang matang, implementasi mutu diperlukan untuk mengaplikasikan hasil rancangan yang sudah dibuat.
Di dalam proses implementasi mutu, ada hal yang perlu diperhatikan, seperti standar pengerjaan atau pembuatan produk, dan pengecekan kualitas mutu. Jika sudah sesuai dengan standar mutu yang digunakan oleh perusahaan, barulah produk maupun hasil akan diberikan dan disebarluaskan kepada para konsumen di luar.Setelah mengimplementasikan produk dan menyebarluaskan produk kepada para konsumen, maka tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah proses evaluasi mutu. Proses evaluasi mutu berguna untuk meninjau kembali hasil dari produk yang dikeluarkan. Di dalam proses evaluasi ini, perusahaan perlu untuk memeriksa kembali tingkat kepuasan serta respon yang didapatkan dari produk yang sudah dihasilkan. Nantinya, hasil review atau evaluasi ini akan berguna dalam perbaikan atau pengembangan produk lebih lanjut.Setelah mengevaluasi hasil dan kualitas dari produk yang sudah dikeluarkan sebelumnya, sebuah perusahaan perlu melakukan langkah terakhir dan yang paling krusia, yaitu pengembangan atau perbaikan. Proses ini merupakan proses lanjutan yang memanfaatkan hasil pemantauan dan pengendalian mutu hingga sebuah perusahaan dapat berinovasi lebih lanjut terhadap produk atau jasa yang sudah dikeluarkan sebelumnya.
G. Implementasi Manajemen Mutu Dalam Organisasi
Manajemen mutu adalah istilah dalam dunia manajemen modern yang bisa diterapkan di organisasi. Isi dari manajemen mutu adalah pasal pasal atau klausul klausul yang merupakan aplikasi dari ilmu manajemen. Dalam dunia ISO disebut “ Quality Management”. Sistem manajemen mutu telah distandarkan melalui badan sertifikasi dunia dan disebut ISO 9001.
Di dalam sistem manajemen mutu diatur tentang bagaimana mengelola dan mengatur organisasi agar kinerja dan produk yang dihasilkan bisa berkualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan dapat menjaganya secara kontinyu. Masing masing bagian dalam organisasi tersebut kinerjanya diukur berdasarkan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Sasaran mutu yang dibuat merupakan penjabaran dari visi dan misi organisasi yang telah dibuat dan disepakati. Inilah pentingnya mengapa organisasi harus mempunya visi dan misi. Visi dan misi merupakan impian atau cita cita yang ingin diperoleh atau diwujudkan dalam waktu tertentu. Di dalam mewujudkan cita cita atau keinginan itu , perlu dijabarkan dalam langkah langkah yang konkrit dan ditulis untuk dijadikan sebuah kebijakan. Dari kebijakan itu dirinci kembali menjadi sebuah sasaran mutu untuk masing masing bagian atau departemen dalam organisasi.
H. Kesimpulan
Setelah kita memahami ruang lingkup dan tujuan manajemen mutu dalam sebuah organisasi, maka kita bisa memahami pentingnya penerapan manajemen mutu dalam organisasi.Organisasi yang menerapkan system manajemen mutu akan beda dengan organisasi yang tidak menerapkan system manajemen mutu.Penerapan system manajemen mutu juga akan merubah mindset dan budaya kerja anggota dalam organisasi. Karena setiap tahapan atau langkah dalam melaksanakan pekerjaannya sudah tersistem dengan baik. Dalam mindset anggota organisasi sudah di setting untuk bekerja dengan filosofi manajemen mutu. Yakni “ continous quality improvement”. Selamat mencoba. Dan rasakan bedanya!